La Gestión de Proyectos consiste en el servicio de organización administrativa, contractual y documental asociado a la conducción de proyectos de ingeniería, abarcando el seguimiento de los aspectos administrativos, contractuales, financieros y de gobernanza relacionados con la ejecución del proyecto.
Este servicio tiene como finalidad estructurar los mecanismos de control administrativo y contractual del proyecto, asegurando que los instrumentos contractuales, las obligaciones de las partes implicadas y los registros administrativos del proyecto se gestionen de forma organizada y trazable.
La actuación en gestión de proyectos establece procedimientos destinados al control documental, a la organización de los flujos de comunicación, al seguimiento de obligaciones contractuales y a la consolidación de registros administrativos asociados al proyecto.
Esta estructura contribuye a garantizar una mayor transparencia, trazabilidad de las decisiones y una adecuada gobernanza administrativa en la conducción del proyecto.
Objetivos
La Gestión de Proyectos tiene como objetivo estructurar los mecanismos administrativos y contractuales asociados a la conducción del proyecto, asegurando la adecuada organización de la información y de las obligaciones relacionadas con el proyecto.
Entre los principales objetivos se destacan:
- estructurar los procesos administrativos asociados a la conducción del proyecto;
- realizar el seguimiento del cumplimiento de las obligaciones contractuales relacionadas con el proyecto;
- organizar y controlar la documentación administrativa del proyecto;
- consolidar registros formales de las decisiones y comunicaciones relacionadas con el proyecto;
- estructurar mecanismos de gobernanza y control administrativo del proyecto;
- apoyar el seguimiento financiero y contractual del proyecto.
La actuación de gestión contribuye a garantizar una mayor organización administrativa y transparencia en la conducción del proyecto.
Alcance de Actuación
El servicio de Gestión de Proyectos comprende la organización y el seguimiento de los aspectos administrativos y contractuales asociados a la implantación del proyecto.
El alcance puede incluir:
- organización administrativa del proyecto y definición de procedimientos de gestión;
- control y organización de la documentación administrativa del proyecto;
- seguimiento de obligaciones contractuales asociadas al proyecto;
- gestión de registros formales de comunicación entre las partes involucradas;
- organización y seguimiento de reuniones de coordinación del proyecto;
- control de registros de decisiones y tramitaciones administrativas;
- consolidación de informes administrativos de seguimiento del proyecto;
- apoyo administrativo a la gestión de los contratos asociados al proyecto.
Las actividades se llevan a cabo en coordinación con los equipos técnicos responsables de la ejecución de las actividades de ingeniería.
Entregables
Como resultado de la ejecución del servicio se producen documentos destinados a la organización administrativa y contractual del proyecto.
Entre los principales documentos producidos destacan:
- plan de gestión administrativa del proyecto;
- estructura de organización documental del proyecto;
- registros formales de reuniones y decisiones administrativas;
- informes administrativos de seguimiento del proyecto;
- registros de seguimiento de obligaciones contractuales;
- consolidación documental de las comunicaciones formales del proyecto.
La documentación producida permite asegurar la trazabilidad administrativa y una adecuada gobernanza documental en la conducción del proyecto.
Modelo de Contratación
La Gestión de Proyectos se contrata como servicio de apoyo administrativo y contractual asociado a la dirección de proyectos de ingeniería.
Este servicio puede contratarse de forma independiente o conjuntamente con servicios de gestión técnica del proyecto, Owner’s Engineering o EPCM.
En el sector público, la contratación puede llevarse a cabo como servicio de apoyo a la gestión administrativa y contractual de proyectos institucionales.
En el sector privado, la contratación se realiza mediante contrato de prestación de servicios destinado al apoyo administrativo y documental en la dirección del proyecto.
La actuación de gestión contribuye a estructurar los procesos administrativos y contractuales asociados a la ejecución del proyecto.
Aplicabilidad
La Gestión de Proyectos es aplicable a proyectos de ingeniería que requieran una organización administrativa estructurada, control documental y seguimiento de las obligaciones contractuales asociadas a la ejecución del proyecto.
Su aplicación es especialmente relevante en proyectos que impliquen múltiples contratos, diferentes proveedores o una elevada complejidad administrativa.
La adopción de prácticas estructuradas de gestión contribuye a garantizar una mayor transparencia, organización documental y gobernanza administrativa en la dirección del proyecto.
