Además de las cuestiones prácticas, como evaluar la necesidad de invertir en mejoras de infraestructura, implementación de procesos y aumento del rendimiento operacional, es importante saber cuál es la mejor forma de contratar un proyecto de implementación de tecnología e innovación para hacer a la empresa más competitiva en su mercado, teniendo en cuenta otros […]
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Además de las cuestiones prácticas, como evaluar la necesidad de invertir en mejoras de infraestructura, implementación de procesos y aumento del rendimiento operacional, es importante saber cuál es la mejor forma de contratar un proyecto de implementación de tecnología e innovación para hacer a la empresa más competitiva en su mercado, teniendo en cuenta otros factores que también pueden impactar en los números y resultados de la organización.
Este material tiene como objetivo aclarar puntos sensibles y facilitar la toma de decisiones de los gestores, considerando no solo las demandas de los proyectos, sino también el impacto de esos proyectos en los resultados de la empresa.
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Introducción
Antes de hablar sobre las opciones de contratación y el impacto generado por ellas, debemos entender algunos conceptos importantes en la gestión y administración de empresas, así como algunos conceptos contables relevantes en este contexto.
Cuando hablamos de resultados de las empresas, significa que existen criterios contables que serán utilizados como referencia en la presentación de esos resultados de forma rigurosa y organizada.
Algunos nombres y conceptos contables importantes en la presentación de resultados empresariales serán abordados a continuación para una mejor comprensión sobre el impacto generado por las inversiones de una empresa y, en consecuencia, en la presentación de sus resultados financieros.
Usted, como gerente de proyectos o gestor de TI, puede estar preguntándose qué tiene que ver todo esto con adquirir o arrendar un sistema — el tema central de este artículo.
– Tras un análisis cuidadoso, llegamos a la conclusión de que la respuesta a esa pregunta es todo.
Sí, es responsabilidad del gerente de proyectos entender y presentar a los tomadores de decisiones cómo la implementación de un proyecto necesario para mejorar la eficiencia operativa y competitiva va a impactar en otras áreas de la empresa, como la financiera y la contable, por ejemplo.
Algunas de las atribuciones de los gestores y gerentes de proyectos son bien conocidas y forman parte de la rutina diaria de los profesionales, ejecutándose de forma casi automática. Sin embargo, para un mejor desempeño profesional y mejores resultados, este profesional necesita ser cada vez más multidisciplinario: no basta ser un excelente técnico o un gran gestor si cuestiones sensibles al negocio en su conjunto pasan desapercibidas.
La dimensión contable por sí sola representa una parte de extrema importancia en el mundo corporativo, ya que es la forma en que las empresas son evaluadas en el mercado, lo que puede determinar su éxito o fracaso en, por ejemplo, la captación de recursos.
Es muy importante conocer este contexto financiero y contable en el que están insertas las empresas, pues además de una carga tributaria enorme — una de las más altas del mundo en el caso de Brasil — también existen las tasas de interés más elevadas, lo que en muchas ocasiones hace inviable la implementación de proyectos.
Conceptos Clave para la Presentación de Resultados Empresariales
Para comenzar, vamos a listar algunos términos que no son tan comunes para quienes no pertenecen al área administrativa, pero que son fundamentales para la salud financiera de las empresas.
Beneficio Neto
Es el resultado final de todas las operaciones de una empresa, incluyendo todos los gastos operativos, costos de producción, gastos administrativos, impuestos e intereses pagados sobre la deuda.
Es el valor que realmente “sobra” para la empresa después de cumplir con todas sus obligaciones. Es un indicador clave de la rentabilidad empresarial y uno de los principales números monitoreados por los inversores.
Margen Bruto y Margen Neto
El margen bruto es la diferencia entre las ventas totales y el costo de los bienes vendidos, dividida entre las ventas totales. El margen neto es el beneficio neto dividido entre las ventas totales.
Ambos son indicadores de la eficiencia de la empresa para generar beneficios a partir de sus ventas. Cuanto mayor sea el margen, más eficiente es la empresa.
Retorno sobre el Patrimonio Neto (ROE)
Es un indicador de la eficiencia de la empresa para generar beneficios a partir del capital invertido por los accionistas.
Se calcula dividiendo el beneficio neto entre el patrimonio neto. Cuanto mayor sea el ROE, más eficientemente la empresa utiliza el dinero de los accionistas para generar beneficios.
Ratio de Liquidez Corriente
Es un indicador de la capacidad de la empresa para pagar sus obligaciones a corto plazo. Se calcula dividiendo el activo circulante entre el pasivo circulante.
Un ratio de liquidez corriente superior a 1 indica que la empresa tiene activos suficientes para cubrir sus obligaciones a corto plazo.
Ratio de Endeudamiento
Es un indicador del nivel de deuda de la empresa en relación con su patrimonio neto. Se calcula dividiendo la deuda total entre el patrimonio neto.
Cuanto mayor sea el ratio de endeudamiento, mayor será el apalancamiento financiero de la empresa, lo que puede aumentar el riesgo para los inversores.
Ratio de Cobertura de Intereses
Es un indicador de la capacidad de la empresa para pagar los intereses sobre su deuda. Se calcula dividiendo el beneficio antes de intereses e impuestos (EBIT) entre los intereses pagados.
Cuanto mayor sea el ratio de cobertura de intereses, más capaz es la empresa de cumplir con sus obligaciones de intereses.
EBITDA
El EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) es un indicador financiero que representa el beneficio de una empresa antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización.
Se utiliza para analizar y comparar la rentabilidad entre empresas e industrias, ya que elimina los efectos de los pagos de intereses de los contratos de financiación y los datos contables como la depreciación y la amortización.
Con este indicador es posible evaluar cuánto logra generar la empresa o industria con su actividad principal, sin considerar préstamos ni impuestos.
El EBITDA es un indicador financiero crucial que refleja la capacidad de la empresa para generar caja. Ofrece una visión transparente de la realidad financiera de la empresa, permitiendo evaluar si está mejorando su competitividad y eficiencia año tras año.
En caso de captación de recursos y apalancamiento financiero para la implementación de tecnología o para mejorar el desempeño de la empresa en el mercado, la evaluación positiva de estos índices por parte de las instituciones financieras es fundamental para el éxito de la operación de crédito.
Análisis de Riesgos y Viabilidad
Además de los indicadores financieros, también sería útil incluir un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) — herramienta ampliamente utilizada en el entorno corporativo para la planificación estratégica.
- Fortalezas (Strengths): Representan las ventajas internas de la empresa frente a los competidores. Pueden incluir la calidad del producto, buen servicio al cliente, solidez financiera y otros factores positivos.
- Debilidades (Weaknesses): Son las desventajas internas de la empresa frente a los competidores. Ejemplos incluyen altos costos de producción, mala imagen de marca, instalaciones inadecuadas y marca débil.
- Oportunidades (Opportunities): Se refieren a los aspectos externos positivos que pueden potenciar la ventaja competitiva de la empresa. Pueden involucrar cambios en las preferencias de los clientes, quiebras de competidores y otras oportunidades.
- Amenazas (Threats): Representan los aspectos externos negativos que pueden poner en riesgo la ventaja competitiva de la empresa. Pueden incluir nuevos competidores, pérdida de personal clave y otros desafíos externos.
El análisis FODA es una herramienta valiosa para evaluar el entorno interno y externo de la empresa, permitiendo tomar decisiones fundamentadas y desarrollar estrategias eficaces. Fue creado por el investigador estadounidense Albert Humphrey en las décadas de 1960 y 1970, utilizando datos de las mayores empresas norteamericanas.
Esta técnica ayuda a posicionar a la empresa en el escenario actual y a planificar su futuro, corrigiendo posibles fallas operativas que pongan en riesgo su competitividad en el mercado.
Otro aspecto importante a considerar es la depreciación de los bienes adquiridos, como cámaras, computadoras, impresoras y demás equipos de tecnología, ya que la desvalorización de estos activos impactará en los resultados y en el balance patrimonial de la empresa.
La depreciación es un concepto contable y no representa un flujo de caja real. Es una forma de reconocer que los activos tangibles de la empresa pierden valor con el tiempo debido al uso, el desgaste o la obsolescencia.
¿Invertir en Tecnología o Contratar como Servicio?
¿Qué necesitan saber los gestores y gerentes de proyectos antes de tomar la mejor decisión para la implementación de proyectos en su empresa?
El Modelo “As a Service”
“Pay as a Service” o pagar como servicio es un modelo de negocio en el que una solución tecnológica se ofrece no como un producto, sino como un servicio accesible a través de internet.
El cliente paga únicamente por el uso de la solución, sin necesidad de adquirir licencias, instalar programas ni mantener una infraestructura propia — siendo esta última una cuestión especialmente sensible a analizar en el momento de la implementación.
Este modelo aporta ventajas como reducción de costos, flexibilidad, escalabilidad y actualización constante.
En los últimos años, el concepto de implementación de proyectos ha ido transformándose, especialmente en lo que respecta a infraestructura y equipos.
El modelo “as a service” es una tendencia creciente en el mercado tecnológico, ya que permite a las empresas concentrarse en su core business sin preocuparse por cuestiones técnicas, operativas o financieras relacionadas con la adquisición de equipos de tecnología.
Además, el modelo “as a service” favorece la innovación, la colaboración y la transformación digital de los negocios.
Es cada vez más común que las empresas opten por pagar por determinados servicios en lugar de realizar grandes inversiones iniciales, ya que además del costo de implementación, también existe la desvalorización y obsolescencia de los sistemas, dado lo difícil que resulta mantenerse al ritmo de la evolución tecnológica.
Aún existe cierta resistencia del mercado al arrendamiento de equipos, y nuestra intención con este artículo es mostrar los puntos positivos que deben tenerse en cuenta antes de ejecutar un proyecto que muchas veces lleva tiempo frenado por falta de recursos — y que podría haberse ejecutado sin grandes inversiones iniciales.
Lo que comenzó solo con la oferta de software como Adobe o servicios de streaming como Netflix, hoy se ofrece para equipos en general como servidores, impresoras, cámaras e incluso vehículos.
Las marcas automotrices ya ofrecen sus vehículos en arrendamiento — en lugar de comprar en el concesionario, el cliente firma un contrato de locación por un plazo determinado, y luego simplemente renueva el contrato o arrienda otro modelo, pagando solo por el uso. En este caso, la depreciación del vehículo no afecta al cliente — lo que hoy es una gran ventaja, ya que un vehículo seminuevo pierde al menos el 25% de su valor en el primer año de uso, y el mercado de usados no sigue reglas fijas, pudiendo perderse incluso más según la urgencia de la negociación.
En este escenario, podemos trazar un paralelo para ilustrar cómo el arrendamiento de sistemas puede ser una opción atractiva para que las empresas saquen del cajón esos proyectos tan importantes que quedaron postergados por falta de recursos.
Contratar la ejecución de proyectos para la Implementación de Tecnología como Servicio es una tarea que exige a los gestores un entendimiento sobre cuestiones fiscales, contables y de resultados empresariales, incluyendo el conocimiento sobre la depreciación de bienes adquiridos y los costos de mantenimiento.
Beneficios del Modelo “As a Service”
Para comprender mejor los beneficios del “As a Service”, vamos a listar algunos puntos sensibles a analizar para que los gestores puedan tomar la decisión más asertiva al momento de contratar la ejecución de un proyecto.
1 – Reducción de la Inversión Inicial: A diferencia de lo que ocurre cuando la empresa adquiere una solución o sistema y paga por su implementación — lo que resulta en una inversión inicial significativa — contratar como servicio (As a Service) permite que ese sistema sea implementado y pagado mensalmente solo por el uso, reduciendo drásticamente la inversión e impactando directamente en los resultados de la empresa en el ejercicio fiscal.
Es importante recordar que tanto la adquisición de activos (CAPEX) como los gastos operativos (OPEX) afectan directamente los resultados de la empresa, ya que se contabilizan y deducen de la facturación bruta en momentos diferentes.
2 – Acceso a Tecnología de Vanguardia: Las empresas que operan bajo el modelo “As a Service” tienen acceso a tecnologías avanzadas sin necesidad de una alta inversión inicial.
3 – Sin Costos de Mantenimiento: Cuando un sistema se contrata como servicio, el mantenimiento y los servicios necesarios para mantenerlo en funcionamiento están incluidos en la cuota mensual. Esto elimina gastos fijos adicionales de mantenimiento y garantiza el correcto funcionamiento del sistema.
4 – Garantía Total: En el modelo “As a Service”, los equipos están cubiertos por garantía durante todo el período del contrato.
5 – Ventajas Fiscales (Reducción de Impuestos): La contratación de servicios puede ofrecer ventajas fiscales, como la eliminación de diferencias de ICMS, la eliminación de la incidencia de sustitución tributaria (ST) y la obtención de créditos de PIS/COFINS sobre las cuotas.
6 – Elimina Pérdidas por Depreciación y Obsolescencia: Cuando una empresa adquiere bienes duraderos como equipos de tecnología, existe una depreciación de ese bien a lo largo del tiempo y los equipos van quedando obsoletos, lo que obliga a las empresas a reemplazarlos con nuevas inversiones. Un buen mantenimiento predictivo puede reducir la depreciación de los equipos y disminuir los costos de mantenimiento correctivo.
7 – Flexibilidad y Escalabilidad: El modelo “As a Service” permite a las empresas ajustar rápidamente sus servicios para adaptarse a los cambios en las demandas del negocio.
La tasa de depreciación anual más simple que podemos aplicar se calcula mediante el método de depreciación lineal — dividiendo el valor del equipo entre su vida útil (normalmente el período de garantía del fabricante).
Por ejemplo, si un equipo cuesta R$ 60.000,00 y se considera que tiene 3 años de vida útil, la depreciación anual será de R$ 20.000,00 por año.
En este contexto, podemos observar cuán ventajoso puede ser contratar esa misma Tecnología como Servicio — ya que, al no adquirir el equipo sino solo pagar por su uso, la depreciación y la desvalorización corren por cuenta del proveedor de servicios. Además, permite actualizar el parque tecnológico y sustituir tecnología siempre que sea necesario, mediante simples adendas al contrato original.
Algunas cuestiones importantes deben tenerse en cuenta cuando el gestor o gerente de proyectos necesita tomar una decisión sobre cómo contratar los servicios o adquirir un determinado sistema — destacando que no existe una respuesta correcta o incorrecta, sino diferentes opciones de contratación. Dependiendo de lo que la empresa busca, adquirir el sistema en definitiva también es una opción viable.
Adquisición de Tecnología
La adquisición de tecnología es una opción estratégica que muchas empresas consideran, especialmente cuando disponen de recursos financieros suficientes y creen que la inversión proporcionará un retorno significativo a largo plazo.
Este proceso implica la compra de activos tecnológicos o de infraestructura que la empresa utilizará para mejorar sus operaciones.
La compra de activos tecnológicos requiere una inversión inicial sustancial. Este desembolso puede representar un desafío para empresas más pequeñas o startups que aún no cuentan con un flujo de caja estable. Además, al ser propietaria de los activos, la empresa es responsable de todo el mantenimiento y las actualizaciones necesarias.
De forma similar a los vehículos, el valor de los activos tecnológicos puede depreciarse rápidamente. Esta depreciación puede ser problemática si la empresa planea revender los activos en el futuro. La adquisición de activos tecnológicos puede no ofrecer la misma flexibilidad que el modelo “as a service”. Si las necesidades de la empresa cambian, puede quedar atada a activos que ya no son adecuados.
Adquirir y gestionar activos tecnológicos puede desviar tiempo y recursos de la empresa, alejando el foco del core business. Además, puede limitar la capacidad de la empresa para innovar y adaptarse rápidamente a los cambios tecnológicos.
Por lo tanto, antes de decidir la compra de activos tecnológicos, es esencial que los gestores y gerentes de proyectos consideren cuidadosamente estos factores. Deben evaluar si la compra se alinea con la estrategia a largo plazo de la empresa y si los beneficios superan los costos y desafíos potenciales.
Beneficios de la Adquisición de Equipos
La adquisición de equipos es una opción que muchas empresas consideran, especialmente cuando disponen de recursos financieros suficientes y creen que la inversión traerá un retorno significativo a largo plazo.
Aquí algunos aspectos importantes a considerar:
Costo Inicial: La adquisición de equipos requiere una inversión inicial significativa. Esto puede ser un desafío para empresas más pequeñas o startups que aún no tienen un flujo de caja estable.
Mantenimiento y Actualizaciones: Al ser propietario del equipo, usted es responsable del mantenimiento y las actualizaciones necesarias. Esto puede incluir la contratación de personal técnico adicional y la necesidad de actualizar el equipo a medida que avanza la tecnología.
Depreciación: Al igual que un automóvil nuevo, el valor de un equipo tecnológico puede depreciarse rápidamente. Esto puede ser un problema si planea revender el equipo en el futuro.
Flexibilidad: La adquisición de equipos puede no ofrecer la misma flexibilidad que el modelo “as a service”. Si sus necesidades cambian, puede quedar atado a equipos que ya no son adecuados para su negocio.
Foco en el Core Business: Al adquirir equipos, la empresa debe dedicar tiempo y recursos a gestionar esos activos, lo que puede desviar el foco del core business.
Innovación y Transformación Digital: La adquisición de equipos puede limitar la capacidad de la empresa para innovar y adaptarse rápidamente a los cambios tecnológicos.
Por lo tanto, antes de decidir la adquisición de equipos, es importante que los gestores y gerentes de proyectos consideren cuidadosamente estos factores. Deben evaluar si la adquisición se alinea con la estrategia a largo plazo de la empresa y si los beneficios superan los costos y desafíos potenciales.
Además, es fundamental considerar el impacto de la depreciación y los costos de mantenimiento al calcular el retorno sobre la inversión.
Aspectos Legales y Contractuales
Al tomar una decisión entre la adquisición de equipos y el modelo “as a service”, es crucial considerar los aspectos legales y contractuales asociados a cada opción.
En la adquisición de equipos, la empresa se convierte en propietaria de los activos y tiene el derecho de utilizarlos como mejor le parezca, dentro de los límites de la ley. En el modelo “as a service”, la empresa paga por el derecho de usar el servicio, pero no es propietaria de los activos subyacentes. Esto puede tener implicaciones legales y contractuales significativas, especialmente en relación con la responsabilidad y el uso adecuado de los activos o servicios.
En el modelo “as a service”, la empresa generalmente suscribe un contrato de servicio con el proveedor. Este contrato establece los términos y condiciones del servicio, incluyendo precio, duración, nivel de servicio, responsabilidades del proveedor y del cliente, y procedimientos para la resolución de disputas. Es esencial que la empresa comprenda plenamente estos términos antes de firmar el contrato.
Conclusión
En esta guía, abordamos en detalle la importancia de un análisis exhaustivo al considerar la contratación de un proyecto de tecnología e innovación, ya sea mediante la adquisición de equipos o el modelo “As a Service”.
Comprender los conceptos contables y financieros es fundamental para que los gestores de proyectos y de TI presenten propuestas efectivas y estratégicas, que no solo atiendan las necesidades operativas de la empresa, sino que también impacten positivamente en sus resultados.
La decisión entre invertir en equipos u optar por el modelo “As a Service” debe basarse en un análisis detallado de las necesidades específicas de la empresa, los recursos disponibles y las estrategias a largo plazo. El modelo “As a Service” ofrece ventajas significativas en términos de reducción de costos iniciales, flexibilidad y acceso a tecnologías actualizadas — pero debe evaluarse cuidadosamente considerando el contexto y los objetivos empresariales.
Por último, la multidisciplinariedad de los gestores — abarcando tanto los aspectos técnicos como los financieros y contables — es fundamental para el éxito en la implementación de proyectos de tecnología. Un enfoque integrado y estratégico no solo puede mejorar la eficiencia operativa de la empresa, sino también fortalecer su posición competitiva en el mercado.
