La contratista declaró la obra concluida. Vea qué debe verificar un organismo público en campo, documentación, pruebas, pendientes, recepción y aceptación técnica antes de cerrar la contratación.
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La comunicación de que una obra ha sido concluida no pone fin, por sí sola, a la responsabilidad del contratante de verificar técnicamente el objeto. Para la Administración Pública, el fin de la ejecución física marca el inicio de una etapa crítica: confrontar lo ejecutado con el proyecto, las especificaciones, el contrato, los criterios de calidad, la documentación, las pruebas, las pendientes y los requisitos de recepción.
Una obra puede parecer terminada y todavía no reunir condiciones para su recepción. Los equipos pueden estar instalados, los sistemas energizados y los ambientes en uso, mientras permanecen documentos incorrectos, pruebas sin evidencias, As-Built incompatibles con lo ejecutado, pendientes abiertas u obligaciones contractuales no demostradas.
Por eso, después de que la contratista declare el término, la pregunta correcta no es solo “¿la obra terminó?”. La pregunta es: ¿existe evidencia técnica suficiente para que el contratante reconozca que el objeto fue ejecutado en las condiciones contratadas y avance con seguridad hacia los hitos de recepción y aceptación?
La conclusión física es solo uno de los hitos del final de la obra
En el ciclo de una contratación de ingeniería, conclusión física, conclusión técnica, recepción provisional, recepción definitiva, aceptación, handover y cierre contractual son conceptos relacionados, pero no equivalentes.
La Fiscalización Técnica de Obras y Servicios de Ingeniería debe verificar la ejecución frente a requisitos objetivos. El Cierre de Proyectos de Ingeniería amplía este análisis hacia la documentación final, las pendientes, las responsabilidades remanentes y la transferencia a operación.
Una forma práctica de distinguir los hitos es observar la pregunta de control dominante en cada uno:
| Hito | Pregunta de control |
| Conclusión física | ¿El trabajo de campo previsto fue ejecutado materialmente? |
| Verificación técnica | ¿La condición ejecutada cumple los requisitos, proyectos y especificaciones? |
| Consolidación documental | ¿Existen registros confiables de lo ejecutado y probado? |
| Recepción provisional | ¿Se verificaron las exigencias técnicas necesarias para la recepción? |
| Tratamiento de pendientes | ¿Los desvíos fueron corregidos, aceptados con reserva o formalmente encaminados? |
| Recepción definitiva | ¿Se demostraron las exigencias contractuales aplicables conforme al régimen de contratación? |
| Handover | ¿Operación recibió el activo, la información, el conocimiento y las responsabilidades necesarias? |
| Cierre | ¿Las obligaciones, registros, garantías y responsabilidades remanentes están controlados? |
La diferencia es relevante porque una empresa puede concluir sus actividades de instalación sin que el contratante disponga todavía de elementos suficientes para reconocer la entrega técnica.
Qué exige la Ley 14.133 para la recepción de obras y servicios
La Ley brasileña nº 14.133/2021 establece una distinción expresa entre ejecución y recepción. El art. 140 prevé, para obras y servicios, la recepción provisional mediante un acta detallada cuando se verifique el cumplimiento de las exigencias de carácter técnico. El mismo artículo admite el rechazo total o parcial del objeto cuando exista desacuerdo con el contrato.
Esto significa que la comunicación de la contratista no sustituye la verificación del contratante. La Administración debe formar su convicción con base en el contrato y en las evidencias disponibles.
Las orientaciones del Tribunal de Cuentas de la Unión de Brasil (TCU) sobre licitaciones y contratos destacan que la fiscalización técnica debe evaluar si cantidad, calidad, plazo y modo de ejecución son compatibles con los parámetros establecidos. También señalan que las inexactitudes e irregularidades deben registrarse y encaminarse para corrección antes de la recepción cuando afecten las exigencias técnicas.
La Guía Completa sobre Licitaciones y Contratos de Obras y Servicios de Ingeniería reúne el ciclo más amplio de la contratación pública y debe leerse junto con el procedimiento específico de cierre de la obra.
La primera verificación debe hacerse contra el alcance contratado
La comunicación de conclusión de la contratista no equivale a una decisión de recepción. El contratante debe convertir la declaración de término en una verificación sustentada por alcance, inspecciones, pruebas, documentos y pendientes.
Entienda cómo funciona la Recepción Técnica de Obras y Servicios de Ingeniería
Al final de la obra, la fiscalización no debería empezar preguntando qué documentos desea entregar la contratista. El punto de partida es reconstruir la obligación contratada.
Esta baseline puede estar distribuida entre:
- pliego y anexos técnicos;
- estudio técnico preliminar, cuando aplique;
- términos de referencia o proyecto básico;
- proyecto ejecutivo;
- especificaciones técnicas;
- planilla de cantidades;
- memorias;
- matriz de riesgos;
- propuesta adjudicada, cuando se incorpore al contrato;
- contrato y adendas;
- órdenes de servicio;
- respuestas formales a solicitudes de aclaración;
- instrucciones, aprobaciones y cambios formalmente incorporados durante la ejecución.
La revisión debe separar tres conjuntos: lo que era obligación original, lo que cambió formalmente y lo que solo fue discutido o ejecutado sin incorporación válida a la baseline. Sin esta distinción, el cierre se convierte en una negociación basada en memoria, percepción y versiones concurrentes del alcance.
Los Términos de Referencia en Ingeniería son especialmente relevantes porque los requisitos de ejecución, fiscalización, medición, documentación y recepción deberían definirse antes de la contratación siempre que corresponda al instrumento.
La inspección final no debe mirar solo el acabado y el funcionamiento aparente
Una inspección de cierre debe verificar la condición del objeto y su adherencia al proyecto. En una instalación multidisciplinaria, esto incluye tanto elementos visibles como interfaces que pueden no percibirse en una inspección superficial.
Según el objeto, el equipo debe confrontar:
- ubicación e identificación de los equipos;
- cantidades ejecutadas;
- modelos y características técnicas;
- interfaces entre sistemas;
- accesibilidad para operación y mantenimiento;
- acabado e integridad física;
- identificación, etiquetado y señalización;
- protecciones y dispositivos de seguridad;
- condiciones de instalación previstas en proyecto;
- cambios de campo;
- ítems retirados o sustituidos;
- condiciones de limpieza técnica y organización;
- pendientes anteriores todavía no cerradas.
Una obra visualmente bien terminada puede ocultar problemas de configuración, desempeño, trazabilidad o documentación. Por eso, la inspección visual debe combinarse con evidencias de pruebas y revisión documental.
Las pruebas y el commissioning demuestran más que el simple funcionamiento
Encender un equipo y observar una respuesta no equivale a comprobar que el sistema cumple los requisitos contratados. Los sistemas de ingeniería pueden exigir pruebas funcionales, pruebas de integración, mediciones, certificaciones, ensayos de desempeño, verificaciones de seguridad y registros de commissioning.
El Commissioning de Ingeniería estructura el paso de una condición instalada a una condición demostrada. Según el alcance, el objetivo es verificar si equipos, subsistemas, interfaces, secuencias, alarmas, automatizaciones y desempeño responden de acuerdo con criterios definidos.
En el cierre de la obra, la fiscalización debe preguntar:
- qué pruebas eran obligatorias;
- qué criterios de aprobación fueron definidos;
- quién presenció o aprobó las pruebas;
- qué instrumentos se utilizaron;
- si existía requisito de calibración;
- qué resultados se obtuvieron;
- qué fallas ocurrieron;
- qué nuevas pruebas se realizaron;
- si la configuración final es la misma que fue probada;
- dónde están los registros que sustentan la conclusión.
El Plan de Inspección y Pruebas — PIT/ITP es una de las herramientas que ayuda a organizar este historial durante la ejecución, evitando que toda la evidencia tenga que reconstruirse únicamente al final.
La documentación correcta forma parte de la entrega técnica
Si la documentación final no permite reconstruir la condición ejecutada, existe un problema de entrega incluso cuando la instalación parece funcionar. Los As-Built, los registros de pruebas, el Data Book y las configuraciones deben formar una cadena coherente de evidencias.
Vea cómo estructurar la documentación final y el As-Built para el cierre
Uno de los conflictos más recurrentes aparece cuando la contratista entiende que la documentación es accesoria porque el objeto físico ya está funcionando. En ingeniería, esta interpretación puede ser técnicamente inadecuada y, cuando la documentación esté prevista en el alcance, también puede representar una entrega incompleta.
La Documentación Técnica en Ingeniería no sirve solo para archivo. Sustenta operación, mantenimiento, futuras ampliaciones, garantía, auditoría, seguridad, gestión de activos y trazabilidad de las decisiones.
En el cierre, debe verificarse no solo si existe un archivo con determinado nombre, sino si posee calidad suficiente para cumplir su finalidad. Esto involucra revisión, autoría, aprobación, coherencia interna, correspondencia con la condición ejecutada y trazabilidad.
Ejemplos de documentos que pueden integrar el paquete final, según el contrato, incluyen:
- planos y diagramas As-Built;
- memorias actualizadas;
- listas de equipos y materiales;
- informes de ensayos y pruebas;
- certificados y registros de inspección;
- manuales de operación y mantenimiento;
- documentos de proveedores;
- archivos nativos y configuraciones digitales;
- garantías;
- registros de capacitación y listas de asistencia;
- planes y procedimientos;
- ART/RRT y demás registros de responsabilidad profesional aplicables;
- Data Book o dossier de calidad;
- matriz de pendientes;
- actas y registros de recepción.
El Data Book en Ingeniería ayuda a organizar esta cadena de evidencias, mientras que el Control de Documentos en Ingeniería mantiene revisión, estado y trazabilidad a lo largo del proyecto.
El As-Built debe representar la condición efectivamente ejecutada
La presencia de un sello “As-Built” no demuestra que el documento represente la obra. El objetivo de la documentación As-Built es registrar la condición efectivamente ejecutada con confiabilidad suficiente para su uso futuro.
En el cierre, el equipo debe verificar si los cambios de campo fueron incorporados, si las revisiones corresponden a la configuración final, si los cambios ocurridos durante las pruebas retornaron a los documentos y si los archivos entregados son coherentes entre sí.
La Guía Completa de As-Built en Ingeniería profundiza los criterios de levantamiento, revisión y validación de la condición construida.
Una divergencia de As-Built es especialmente crítica cuando afecta la capacidad de mantenimiento. Si el operador necesita abrir paneles, seguir circuitos, localizar activos o reconstruir una topología futura y el documento registra una condición distinta de la instalada, la entrega documental no cumplió su función.
Una pendiente no desaparece porque la obra llegó al 100% del cronograma
El porcentaje físico es una información de control, no una declaración automática de conformidad. Una obra puede alcanzar el 100% de un determinado cronograma y todavía presentar pendientes que exijan corrección o tratamiento formal.
La Punch List en Ingeniería permite registrar cada ítem con responsable, plazo, criticidad, evidencia de cierre y condición para una nueva verificación.
Conviene distinguir al menos:
| Tipo de pendiente | Efecto potencial |
| Impeditiva | Compromete seguridad, funcionalidad, conformidad o una condición necesaria para la recepción |
| Funcional | Afecta desempeño, integración u operación del sistema |
| Documental | Impide demostrar o utilizar adecuadamente la condición entregada |
| Calidad | Indica un desvío en material, ejecución, acabado, instalación o proceso |
| Residual | Puede tratarse posteriormente si existe fundamento, responsabilidad asignada y control |
La clasificación debe derivar de criterios técnicos y contractuales. El objetivo no es crear una lista infinita de pequeños ajustes, sino impedir que problemas relevantes sean invisibilizados por el hito de conclusión física.
Un ejemplo: el sistema de CCTV funciona, pero la entrega sigue incompleta
Considere una implantación de videovigilancia en la que todas las cámaras están instaladas y el VMS muestra imágenes con normalidad. Para el equipo ejecutor, el hecho de que el sistema esté operativo puede transmitir la percepción de que la entrega fue concluida.
Sin embargo, durante la verificación del contratante aparecen inconsistencias: los planos finales no corresponden a la posición real de algunos dispositivos, parte de la lista de equipos no está reconciliada, los informes de pruebas no identifican claramente todos los puntos verificados, las configuraciones finales no fueron registradas, faltan evidencias de capacitación y el paquete documental no permite reconstruir íntegramente la condición aceptada.
En este escenario, es posible que la instalación física haya sido ejecutada con buena calidad y que el sistema esté efectivamente funcionando. Aun así, esto no demuestra que todas las obligaciones técnicas y documentales previstas para la entrega hayan sido cumplidas.
La diferencia es central:
| Evidencia | Qué demuestra |
| Cámaras instaladas | Existencia física de la implantación |
| Imágenes en el VMS | Funcionamiento básico en ese momento |
| Pruebas documentadas | Evidencia controlada de las verificaciones previstas |
| As-Built validado | Baseline de la condición ejecutada |
| Inventario y configuración | Trazabilidad del activo y de su condición digital |
| Documentación aprobada | Completitud informacional conforme al requisito |
| Pendientes cerradas | Tratamiento de lo identificado |
| Recepción formal | Decisión del contratante conforme a los criterios aplicables |
Este ejemplo demuestra por qué la frase “está funcionando” no debe cerrar el análisis del contratante.
La recepción provisional debe ser técnicamente defendible
En los contratos públicos brasileños sometidos a la Ley nº 14.133/2021, la recepción provisional de obras y servicios está asociada a la verificación de las exigencias de carácter técnico. Esto exige una base documental capaz de demostrar por qué el responsable concluyó que dichas exigencias fueron cumplidas.
La Recepción Provisional y Definitiva en Ingeniería detalla la diferencia entre los hitos y los riesgos de anticiparlos.
Un proceso técnicamente consistente puede consolidar:
- identificación precisa del objeto y de la etapa recibida;
- documentos de referencia;
- inspección realizada;
- resultados de inspecciones y pruebas;
- documentos recibidos y sus respectivos estados;
- relación de pendientes;
- no conformidades y su tratamiento;
- limitaciones o reservas;
- evidencias que sustentan la decisión;
- responsables y fechas.
El acta es el registro de la conclusión de este análisis. No sustituye el análisis.
La recepción definitiva tampoco debe confundirse con el simple transcurso del plazo
La disciplina concreta de la recepción definitiva depende de la legislación, del reglamento aplicable y del contrato. En la Administración Pública federal directa, autárquica y fundacional de Brasil, el Decreto nº 11.246/2022 detalla las atribuciones de gestores y fiscales y atribuye al gestor, en el régimen que disciplina, la recepción definitiva mediante acta detallada que compruebe el cumplimiento de las exigencias contractuales.
Independientemente de la estructura administrativa aplicable al organismo, el punto técnico permanece: debe existir una transición documentada entre la condición presentada por la contratista y la condición reconocida por el contratante.
La recepción definitiva tampoco extingue automáticamente las responsabilidades que la ley o el contrato mantengan después de este hito. Por eso, garantías, obligaciones de corrección, responsabilidades profesionales y condiciones de soporte deben permanecer trazables.
El handover verifica si la organización puede asumir el activo
El Handover Técnico en Ingeniería amplía la pregunta más allá de la conformidad inmediata: ¿la organización que recibe puede operar, mantener, recuperar, modificar y demostrar la condición del activo?
Para ello, pueden ser necesarios:
- documentación final confiable;
- datos de activos;
- capacitación;
- manuales;
- repuestos;
- garantías;
- archivos de configuración;
- backups;
- licencias;
- procedimientos;
- contactos de soporte;
- definición de custodia;
- pendientes residuales controladas.
Una transferencia mal estructurada desplaza hacia el equipo de operación problemas que todavía pertenecen a la fase de implantación.
Cuando el organismo no dispone de un equipo multidisciplinario suficiente
Una contratación puede involucrar simultáneamente sistemas eléctricos, automatización, telecomunicaciones, seguridad electrónica, obra civil, HVAC, sistemas digitales, documentación, calidad y commissioning. No todos los organismos cuentan con un equipo interno con disponibilidad y especialización suficientes para profundizar cada disciplina durante todo el ciclo.
La Ley brasileña nº 14.133/2021 permite contratar terceros para asistir y subsidiar a los fiscales con información pertinente a la fiscalización. Esta asistencia no transfiere al tercero la atribución exclusiva del fiscal ni exime al agente público de sus responsabilidades legales.
Es en esta frontera donde los servicios de Apoyo Técnico a la Fiscalización y Ingeniería del Propietario — Owner’s Engineering pueden apoyar al contratante mediante análisis, inspecciones, revisión documental, pruebas, dictámenes técnicos y organización de evidencias.
La Ingeniería Consultiva no decide en lugar de la autoridad pública. Reduce la asimetría técnica y mejora la calidad de la información utilizada para la decisión.
Cuando la fiscalización comienza tarde, aumenta el costo de corregir
Un problema recurrente es convocar un análisis especializado solo después de que la contratista comunica el 100% de ejecución. En ese momento, las instalaciones pueden estar cerradas, los equipos desmovilizados, los proveedores ya pueden haber dejado el sitio y los documentos pueden necesitar reconstruirse retrospectivamente.
La fiscalización técnicamente más eficiente acompaña la formación de evidencias durante la obra. Inspecciones, hold points, RNC, pruebas, revisión de submittals, control de documentos y As-Built evolutivo reducen el esfuerzo de cierre.
El propio TCU identifica como riesgo la designación tardía o la insuficiencia del equipo de fiscalización, porque esto puede llevar a la detección tardía de desviaciones y a la recepción de objetos que todavía no estén en condiciones adecuadas.
Por eso, el cierre no debe planificarse solo al final. Los criterios de entrega y aceptación deben nacer en la planificación de la contratación.
Si la obra ya terminó y existen dudas, todavía es posible reconstruir la condición técnica
Cuando el seguimiento durante la ejecución fue insuficiente, el contratante todavía puede estructurar una verificación independiente. El trabajo debe dimensionarse según la criticidad, la documentación disponible y el acceso a la instalación.
Una secuencia posible es:
- reconstruir la baseline contractual y los requisitos;
- inventariar los documentos previstos y recibidos;
- realizar inspección y levantamiento de la condición ejecutada;
- reconciliar proyecto, campo y As-Built;
- verificar registros de inspección y pruebas;
- definir pruebas complementarias cuando estén técnicamente justificadas;
- clasificar pendientes y no conformidades;
- identificar responsabilidades y plazos de corrección;
- acompañar correcciones y nuevas pruebas;
- consolidar un dictamen o informe técnico para subsidiar la decisión de recepción.
El artículo Obra con fallas de calidad: qué contratar para diagnosticar, corregir y recuperar el control técnico profundiza la elección entre auditoría, fiscalización reforzada, QA/QC, commissioning y Owner’s Engineering cuando el proyecto ya presenta problemas.
El mejor momento para definir la entrega es antes de la licitación
Gran parte de los conflictos al final de la obra se originan en vacíos creados durante la fase preparatoria. Si el contratante no definió con anticipación qué documentos, pruebas, formatos, responsabilidades, criterios de medición y condiciones de recepción serían exigidos, la discusión final tiende a volverse más subjetiva.
La lógica adecuada es conectar:
necesidad pública → estudio técnico preliminar → solución → proyecto/Términos de Referencia → licitación → habilitación → contrato → ejecución → fiscalización → evidencias → recepción.
La fase preparatoria prevista por la Ley brasileña nº 14.133/2021 exige planificar las consideraciones técnicas y de gestión capaces de interferir en la contratación. El Apoyo Técnico a la Licitación y Análisis de Propuestas de Ingeniería puede actuar en esta etapa, mientras que la Ingeniería del Propietario y la fiscalización acompañan la ejecución y el cierre.
Cuando el criterio de aceptación nace únicamente después de que la obra terminó, contratante y contratista pasan a discutir aquello que debería haber sido especificado antes.
Checklist del contratante después de que la obra es declarada concluida
Antes de avanzar hacia la recepción, un checklist ejecutivo puede verificar:
- alcance contractual y cambios formalizados reconciliados;
- proyecto y condición ejecutada comparados;
- cantidades y especificaciones verificadas;
- inspecciones finales concluidas;
- pruebas y ensayos obligatorios con evidencias;
- no conformidades tratadas;
- punch list clasificada y controlada;
- As-Built validado;
- documentación final revisada;
- Data Book o dossier previsto reconciliado;
- manuales y garantías recibidos;
- capacitaciones realizadas cuando correspondan;
- licencias, backups y configuraciones transferidos cuando correspondan;
- ART/RRT y registros profesionales verificados según el alcance;
- condiciones de mantenimiento y operación verificadas;
- responsabilidades por ítems remanentes registradas;
- criterios de recepción confrontados;
- acta de recepción fundamentada en las evidencias.
El checklist no sustituye los requisitos específicos del objeto. Sirve para impedir que el hito de término físico borre dimensiones técnicas que todavía permanecen abiertas.
Consideraciones finales
Cuando una empresa contratista informa que finalizó la obra, el contratante debe transformar una declaración de conclusión en una decisión técnicamente fundamentada. Esto exige verificar no solo lo visible en campo, sino también requisitos, documentación, pruebas, desempeño, pendientes y condiciones de operación.
En los contratos públicos, la recepción produce efectos administrativos y debe respetar la Ley brasileña nº 14.133/2021, el reglamento aplicable y el instrumento contractual. La actuación técnica debe producir evidencias claras para que los agentes competentes ejerzan sus atribuciones con seguridad.
La buena práctica es preparar la recepción desde la fase de planificación: definir requisitos, criterios de medición, documentos, pruebas y responsabilidades antes de la contratación; acompañar su producción durante la ejecución; y utilizar la etapa final para confirmar una condición que ya venía siendo controlada.
Cuando esto no ocurrió, la Ingeniería Consultiva, el apoyo técnico a la fiscalización, el QA/QC independiente, el commissioning y la recepción técnica pueden ayudar a reconstruir la situación, clasificar pendientes y producir información confiable para la decisión del contratante.
Cuando el organismo no dispone de disponibilidad o especialización multidisciplinaria suficiente, la legislación permite la asistencia técnica de terceros a la fiscalización, preservando las competencias y responsabilidades de los agentes públicos.
Conozca el Apoyo Técnico a la Fiscalización de Obras y Contratos
Referencias técnicas
[1] BRASIL. Ley nº 14.133, de 1 de abril de 2021. Ley de Licitaciones y Contratos Administrativos. Disponible en: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm
[2] BRASIL. Decreto nº 11.246, de 27 de octubre de 2022. Reglamenta la actuación de gestores y fiscales de contratos en el ámbito de la Administración Pública federal directa, autárquica y fundacional. Disponible en: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/decreto/d11246.htm
[3] TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA UNIÓN DE BRASIL. Licitaciones y Contratos: Orientaciones y Jurisprudencia del TCU. Sección 6.1.4 — Fiscalización técnica y recepción provisional. Disponible en: https://licitacoesecontratos.tcu.gov.br/6-1-4-fiscalizacao-tecnica-e-recebimento-provisorio-2/
[4] TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA UNIÓN DE BRASIL. Licitaciones y Contratos: Orientaciones y Jurisprudencia del TCU. Sección 4.3 — Términos de Referencia. Disponible en: https://licitacoesecontratos.tcu.gov.br/4-3-termo-de-referencia-tr/
Preguntas frecuentes
No. La comunicación de conclusión inicia la verificación del contratante. La recepción debe observar las exigencias técnicas y contractuales aplicables, los procedimientos definidos en el contrato y en el reglamento y las evidencias de que el objeto fue ejecutado conforme a los requisitos.
Sí. El funcionamiento aparente es solo una evidencia. Pueden permanecer documentos incorrectos, pruebas no demostradas, As-Built incompatibles, pendientes, configuraciones no transferidas u otras obligaciones previstas en el contrato.
Según el objeto, deben confrontarse alcance, proyectos, condición ejecutada, inspecciones, pruebas, documentación, no conformidades, pendientes y demás exigencias técnicas definidas en el pliego, contrato y documentos de referencia.
No. La Ley brasileña 14.133 establece que la recepción provisional o definitiva no excluye responsabilidades civiles y ético-profesionales dentro de los límites legales y contractuales.
Sí. La Ley brasileña 14.133 permite contratar terceros para asistir y subsidiar a los fiscales con información pertinente. El tercero no puede ejercer atribuciones propias y exclusivas del fiscal y la contratación no transfiere la responsabilidad legal del agente público.
Se recomienda reconstruir los requisitos del contrato, inventariar los documentos previstos y recibidos, confrontar la condición ejecutada, registrar pendientes, exigir correcciones y producir evidencias suficientes para subsidiar la decisión de recepción.
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