Entienda cómo estructurar términos de referencia en ingeniería con alcance, requisitos técnicos, entregables, criterios de medición, matriz de riesgos y aceptación técnica.
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Los términos de referencia en ingeniería son uno de los documentos más importantes para orientar una contratación técnica. Definen qué será contratado, qué requisitos deben cumplirse, qué entregables serán exigidos, cómo se evaluarán las propuestas, cómo se medirá el servicio y qué criterios se utilizarán para la aceptación.
Cuando este documento es genérico, incompleto o ambiguo, la contratación tiende a generar propuestas incomparables, brechas de alcance, dudas durante la ejecución, adendas, disputas sobre responsabilidades y dificultad para validar la entrega.
Por eso, los términos de referencia no deben tratarse solamente como una formalidad documental. En ingeniería, son una pieza de gobernanza técnica.
Este tema se conecta directamente con la Guía Completa sobre Ingeniería Consultiva, el Procurement Técnico, el Proyecto Ejecutivo y el análisis de propuesta técnica de ingeniería.
Qué son los términos de referencia en ingeniería
Los términos de referencia son el documento que describe una necesidad de contratación y establece las condiciones técnicas mínimas para que proveedores, proyectistas, integradores, consultoras o prestadores de servicios puedan presentar propuestas.
En ingeniería, los términos de referencia deben ir más allá de una descripción genérica. Necesitan organizar requisitos, premisas, responsabilidades, documentación, criterios de ejecución, medición y aceptación.
Unos buenos términos de referencia ayudan a responder:
- qué problema técnico debe resolverse;
- qué alcance debe atenderse;
- qué requisitos mínimos son obligatorios;
- qué documentos y evidencias serán exigidos;
- qué entregables serán producidos;
- cómo se compararán las propuestas;
- cómo se medirá la ejecución;
- cómo se realizará la aceptación técnica.
Sin esta estructura, cada proveedor puede interpretar la demanda de forma diferente, haciendo frágil la comparación técnica.
Los términos de referencia no son un proyecto ejecutivo
Los términos de referencia y el proyecto ejecutivo no son lo mismo.
Los términos de referencia orientan la contratación. Definen la necesidad, los requisitos mínimos, las condiciones de ejecución, los criterios de evaluación y los entregables esperados.
El proyecto ejecutivo detalla técnicamente la solución que será implantada. Transforma premisas en documentación técnica detallada, cantidades, especificaciones, planos, memorias, diagramas y condiciones de ejecución.
En contrataciones más simples, unos términos de referencia bien estructurados pueden ser suficientes para solicitar propuestas. En contrataciones críticas, los términos de referencia deben apoyarse en proyecto ejecutivo, diagnóstico, levantamiento técnico, matriz de riesgos o due diligence.
El artículo Proyecto Básico vs. Proyecto Ejecutivo profundiza esta diferencia.
Por qué los términos de referencia son críticos para comparar propuestas
La calidad de las propuestas recibidas depende de la calidad del documento enviado al mercado.
Cuando los términos de referencia son vagos, cada proveedor prepara su propuesta con base en sus propias premisas. Uno puede incluir instalación, documentación, pruebas y capacitación. Otro puede considerar solamente suministro. Un tercero puede excluir infraestructura, configuración, desplazamiento o comisionamiento.
En este escenario, la comparación por menor precio se vuelve peligrosa.
Unos términos de referencia técnicos reducen este problema porque establecen una base común para el análisis de propuesta técnica de ingeniería. No eliminan la necesidad de igualación técnica, pero mejoran la calidad de la comparación.
Elementos esenciales de unos términos de referencia técnicos
Los términos de referencia en ingeniería deben ser proporcionales a la complejidad de la contratación. Aun así, algunos elementos son esenciales.
Objeto de la contratación
El objeto debe describir lo que será contratado de forma clara, sin restringir indebidamente la solución y sin dejar un margen excesivo para interpretaciones.
Contexto y justificación técnica
La justificación debe explicar la necesidad de la contratación, el problema técnico, la condición actual, los riesgos involucrados y los objetivos esperados.
Alcance técnico
El alcance debe indicar qué está incluido, qué no está incluido, qué interfaces existen, qué límites son aplicables y qué responsabilidades corresponden al contratante y al contratado.
Requisitos técnicos mínimos
Los requisitos técnicos definen condiciones obligatorias de desempeño, compatibilidad, seguridad, documentación, integración, operación, mantenimiento y conformidad.
Entregables
El documento debe listar qué entregables serán exigidos: informes, dictámenes, proyectos, memorias, diagramas, as built, matrices, checklists, boletines de medición, documentación de comisionamiento o registros de capacitación.
Criterios de medición
Los criterios de medición definen cómo se acompañará y registrará la ejecución. En servicios consultivos, la medición debe vincularse, siempre que sea posible, a la medición por entregables y al boletín de medición.
Criterios de aceptación
Los criterios de aceptación definen cómo se validará la entrega. Deben estar conectados con pruebas, evidencias, documentación, pendientes y condiciones mínimas de operación. El artículo sobre aceptación técnica en proyectos de ingeniería profundiza este punto.
Alcance técnico y límites de responsabilidad
Uno de los principales papeles de los términos de referencia es delimitar responsabilidades.
En contrataciones de ingeniería, muchos conflictos surgen porque el alcance no define claramente quién proporciona información, quién aprueba documentos, quién ejecuta infraestructura, quién integra sistemas, quién entrega documentación, quién realiza pruebas, quién corrige pendientes y quién valida la entrega.
Por eso, los términos de referencia deben registrar:
- responsabilidades del contratado;
- responsabilidades del contratante;
- dependencias de terceros;
- premisas de acceso, infraestructura y operación;
- exclusiones conocidas;
- interfaces con otros sistemas, disciplinas o contratos;
- criterios para el tratamiento de cambios de alcance.
Este cuidado reduce el riesgo de adendas, retrabajo y disputas durante la ejecución.
Matriz de riesgos en los términos de referencia
La matriz de riesgos puede utilizarse para registrar incertidumbres, responsabilidades, impactos y formas de tratamiento.
En ingeniería, los riesgos pueden estar asociados al acceso al lugar, indisponibilidad operacional, falta de documentación existente, interferencias físicas, integración con sistemas legados, dependencia de proveedores, plazos agresivos, requisitos normativos o condiciones ambientales.
Cuando estos riesgos se ignoran en los términos de referencia, tienden a aparecer durante la ejecución, generando impactos en plazo, costo y calidad.
El contenido sobre matriz de riesgos en proyectos de ingeniería complementa este análisis.
Términos de referencia y procurement técnico
Los términos de referencia son una de las bases del procurement técnico.
Orientan a los proveedores, estandarizan información, reducen ambigüedades y mejoran la calidad de las propuestas recibidas. En el Procurement Técnico, los términos de referencia pueden utilizarse junto con una matriz de igualación, lista de diligencias, matriz comparativa, recomendación técnica y criterios de contratación.
La lógica es clara: cuanto mejor sea la entrada técnica, mejor será la comparación entre proveedores.
Términos de referencia en ingeniería consultiva
En servicios de ingeniería consultiva, los términos de referencia también deben indicar cómo se organizarán las demandas.
Cuando el contrato involucra apoyo recurrente, análisis, informes, dictámenes, due diligence, owner’s engineering, procurement técnico o servicios continuados, conceptos como HTE — Hora Técnica Consultiva, LPU en Servicios de Ingeniería Consultiva y OS-LPU y OS-CIC ayudan a estructurar alcance, medición y trazabilidad.
La contratación consultiva no debe definirse solamente por horas. Debe indicar entregables, criterios de aceptación, órdenes de servicio, forma de medición, límites de alcance y evidencias documentales.
Errores comunes en términos de referencia
Algunos errores aparecen con frecuencia en contrataciones técnicas:
- objeto demasiado genérico;
- ausencia de requisitos mínimos;
- alcance sin límites claros;
- criterios de medición inexistentes;
- ausencia de criterios de aceptación;
- documentación final no especificada;
- comisionamiento no previsto;
- responsabilidades indefinidas;
- matriz de riesgos ausente;
- exigencias incompatibles con el objetivo;
- comparación de propuestas sin una base técnica común.
Estos problemas no solo dificultan la contratación. También comprometen la ejecución y el cierre técnico del contrato.
Cómo apoya A3A los términos de referencia técnicos
A3A apoya a empresas privadas, industrias, organismos públicos e instituciones en la estructuración de términos de referencia, alcances técnicos, requisitos de contratación, matrices de riesgos, criterios de medición y criterios de aceptación.
Esta actuación puede ocurrir como un servicio específico o integrada con:
- Proyecto Ejecutivo;
- Procurement Técnico;
- Servicios Continuados de Ingeniería Consultiva;
- Due Diligence Técnica;
- Owner’s Engineering;
- EPCM.
El objetivo es permitir que la contratación sea más clara, comparable, trazable y técnicamente defendible.
Contenidos complementarios recomendados
Para profundizar la contratación técnica, consulte también:
- Análisis de Propuesta Técnica de Ingeniería;
- Proyecto Básico vs. Proyecto Ejecutivo;
- Matriz de Riesgos en Proyectos de Ingeniería;
- Medición por Entregables en Ingeniería Consultiva;
- Aceptación Técnica en Proyectos de Ingeniería;
- Boletín de Medición en Ingeniería Consultiva.
Conclusión
Los términos de referencia en ingeniería son una pieza central para una contratación técnica responsable.
Cuando están bien estructurados, organizan alcance, requisitos, premisas, entregables, criterios de medición, matriz de riesgos, documentación exigida y condiciones de aceptación.
Este documento mejora la calidad de las propuestas, reduce ambigüedades, apoya el procurement técnico y crea una base para medición, comisionamiento y aceptación técnica.
En ingeniería, contratar bien comienza antes de la propuesta. Comienza con la definición correcta de lo que será solicitado, medido y validado.
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Si su organización necesita estructurar términos de referencia, alcance técnico, criterios de contratación, matriz de riesgos o criterios de aceptación, hable con el Departamento de Ingeniería de A3A.
A3A apoya a empresas privadas, industrias, organismos públicos e instituciones en la estructuración de contrataciones técnicas con método, trazabilidad documental y responsabilidad de ingeniería.
Referencias técnicas
[1] A3A Consulting Engineering. Guía Completa sobre Ingeniería Consultiva. Disponible en: https://a3aengenharia.com.br/conteudo/guias-tecnicos/guia-completo-sobre-engenharia-consultiva/.
[2] A3A Consulting Engineering. Contratación de Ingeniería Consultiva con Trazabilidad, Gobernanza e Ingeniería de Costos. Disponible en: https://a3aengenharia.com.br/conteudo/whitepapers/contratacao-engenharia-consultiva-governanca-rastreabilidade/.
[3] PMI. PMBOK Guide.
[4] AACE International. Recommended Practices for Cost Engineering.
Preguntas frecuentes
Son el documento que orienta una contratación técnica, definiendo objeto, alcance, requisitos, entregables, criterios de medición, documentación exigida y criterios de aceptación.
No. Los términos de referencia orientan la contratación. El proyecto ejecutivo detalla técnicamente la solución que será implantada mediante planos, memorias, cantidades y especificaciones.
Objeto, justificación, alcance, requisitos mínimos, responsabilidades, entregables, criterios de medición, criterios de aceptación, documentación exigida y riesgos relevantes.
Porque crean una base común para que los proveedores respondan, reduciendo interpretaciones diferentes, exclusiones ocultas y propuestas incomparables.
A3A apoya la estructuración de alcances, requisitos técnicos, matrices de riesgos, criterios de medición, criterios de aceptación y documentación para contratación de ingeniería.
