O Termo de Referência para obras e serviços de engenharia transforma as decisões da fase de planejamento em condições objetivas de contratação, execução, fiscalização, medição e recebimento. Ele consolida o objeto, os requisitos, as responsabilidades, os critérios de desempenho, o modelo de execução, a forma de medição e as evidências necessárias para verificar se o resultado contratado foi efetivamente entregue.

Na A3A Engenharia, a elaboração do Termo de Referência parte da documentação e da maturidade técnica disponíveis. O trabalho integra o Estudo Técnico Preliminar (ETP), projetos, memoriais, especificações, quantitativos, orçamento, cronograma, riscos e demais documentos aplicáveis, buscando manter coerência entre o que se pretende contratar e o que será exigido durante a execução.

Em contratações públicas, o TR integra a fase preparatória e deve ser compatível com a Lei nº 14.133/2021, com a regulamentação aplicável ao ente contratante e com os modelos institucionais adotados. Em engenharia, ele não substitui automaticamente o Anteprojeto, o Projeto Básico, o Projeto Executivo ou outros documentos técnicos quando estes forem necessários; sua função é articular esses elementos em uma base contratual clara, rastreável e verificável.

Quando contratar este serviço

A elaboração ou revisão do Termo de Referência é especialmente relevante quando a Administração ou o contratante precisa transformar uma necessidade em obrigações técnicas verificáveis, consolidar documentos produzidos na fase preparatória ou preparar uma contratação em que escopo, medição, aceite, qualificação e responsabilidades precisam permanecer coerentes entre si.

SituaçãoO que precisa ser estruturado
Objeto ainda genérico ou com fronteiras pouco clarasCaracterização do objeto, escopo, interfaces e critérios de resultado
Documentos preparatórios produzidos por fontes diferentesCompatibilização entre ETP, projetos, orçamento, riscos e estratégia de contratação
Dificuldade posterior de medir, fiscalizar ou receberCritérios objetivos de execução, evidência, medição, aceite e documentação final

Escopo do serviço

O escopo é definido conforme a natureza do objeto, o regime de execução, a etapa de planejamento, a disponibilidade de estudos e projetos, a complexidade técnica e o nível de risco da contratação. O serviço pode abranger a elaboração integral do TR ou o desenvolvimento de sua componente técnica e dos anexos de engenharia que lhe dão suporte.

Análise da fase preparatória e dos documentos existentes

Leitura crítica do ETP, DFD, PCA quando aplicável, levantamentos, estudos, Anteprojeto, Projeto Básico, Projeto Executivo existente, memoriais, especificações, quantitativos, orçamento, cronograma, matriz de riscos e demais documentos disponíveis, com identificação de lacunas, incompatibilidades e decisões ainda não suficientemente maduras para contratação.

Definição e caracterização do objeto

Estruturação do objeto de forma clara e suficiente, incluindo natureza da contratação, escopo, limites, quantitativos, unidades, locais, prazos, interfaces, fornecimentos associados, responsabilidades e premissas. A definição deve permitir que diferentes proponentes compreendam a mesma obrigação e formem propostas comparáveis.

Fundamentação e solução como um todo

Organização da relação entre necessidade, solução escolhida, resultados pretendidos e objeto a contratar, mantendo rastreabilidade com o ETP e considerando o ciclo de vida da solução, as interfaces entre disciplinas, os serviços complementares e as dependências necessárias para que o objeto produza o resultado esperado.

Requisitos da contratação

Definição de requisitos técnicos, funcionais e de desempenho, incluindo qualidade, segurança, disponibilidade, durabilidade, manutenção, interoperabilidade, sustentabilidade, documentação, treinamento, requisitos legais e normativos, além de vistoria, garantia e subcontratação quando aplicáveis. Os requisitos devem ser suficientes para assegurar o resultado sem restringir indevidamente a competição.

Modelo de execução do objeto

Definição da dinâmica de execução, mobilização, etapas, marcos, locais, acessos, frentes de trabalho, interferências, janelas operacionais, entregas parciais, testes, transição e encerramento. Em instalações existentes, retrofit ou ambientes críticos, são tratadas também as condições de continuidade operacional e as interfaces com terceiros.

Modelo de gestão e fiscalização

Estruturação das responsabilidades de acompanhamento e fiscalização, meios formais de comunicação, controle documental, registros de ocorrência, tratamento de não conformidades, gestão de mudanças, responsabilidades do preposto e demais mecanismos necessários para acompanhar a execução contratual de forma objetiva.

Critérios de medição, pagamento e evidências

Definição do que será medido, qual evidência comprova a execução, quem verifica a conformidade e qual condição autoriza o reconhecimento da etapa para pagamento. A medição pode ser vinculada a quantitativos executados, entregáveis aprovados, marcos de engenharia, testes concluídos, documentação aceita ou outros resultados verificáveis compatíveis com o objeto.

Recebimento e critérios de aceite

Definição dos requisitos de recebimento provisório e definitivo, inspeções, testes, tolerâncias, documentação, pendências, As-Built, manuais, treinamento e comissionamento quando aplicável. O aceite deve estar previsto antes da contratação para que proponentes, contratada e fiscalização utilizem a mesma referência durante toda a execução.

Qualificação técnica

Subsídios técnicos para definição das exigências de capacidade técnico-profissional e técnico-operacional, parcelas de maior relevância, profissionais-chave, registros e comprovações compatíveis com a complexidade e os riscos do objeto. Quando a necessidade estiver na etapa de julgamento e habilitação, a A3A também atua em Apoio Técnico à Habilitação e Qualificação Técnica.

Estimativa de valor e orçamento

Compatibilização entre quantitativos, unidades de medição, composição do orçamento, regime de execução, cronograma e critérios de pagamento. Quando necessário, o desenvolvimento é integrado ao serviço de Engenharia de Custos para Obras e Serviços de Engenharia, observando as bases referenciais e metodologias aplicáveis ao objeto.

Riscos, responsabilidades e anexos

Integração do TR com matriz de riscos quando aplicável, definição de interfaces e responsabilidades, relação de documentos de referência, anexos técnicos, critérios de prevalência documental e demais elementos necessários para reduzir lacunas ou contradições entre os documentos da contratação.

Um Termo de Referência forte nasce da engenharia da contratação, não apenas da redação do documento.

Quando necessidade, requisitos, riscos, projeto, orçamento, medição e aceite precisam permanecer coerentes ao longo do ciclo de contratação, o TR pode fazer parte de uma atuação consultiva mais ampla.

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Etapas

Diagnóstico e análise documental

Leitura da fase preparatória, documentos existentes, maturidade do objeto, condicionantes, lacunas e pontos que exigem decisão antes da consolidação do TR.

Estruturação do objeto e da contratação

Definição de objeto, escopo, interfaces, quantitativos, responsabilidades, solução, requisitos e limites da contratação.

Estruturação técnica do Termo de Referência

Organização dos elementos necessários ao TR e desenvolvimento da componente técnica em aderência ao objeto, à regulamentação aplicável e aos documentos de engenharia.

Modelo de execução, medição e aceite

Definição de etapas, marcos, condições de execução, comprovações, critérios de medição, pagamento, testes e recebimento.

Integração dos documentos da contratação

Verificação cruzada entre TR, projetos, especificações, quantitativos, orçamento, cronograma, riscos, edital e minuta contratual, quando disponíveis.

Revisão e consolidação

Tratamento de inconsistências, requisitos restritivos, itens sem cobertura documental ou orçamentária e demais pendências antes da instrução ou publicação do processo.

Produto do serviço

O produto principal é o Termo de Referência estruturado para a contratação, desenvolvido a partir dos estudos, levantamentos, projetos e documentos disponíveis e compatibilizado com a natureza do objeto, o modelo de contratação e a regulamentação aplicável.

Conforme o escopo, podem integrar o produto anexos técnicos como matriz de escopo e responsabilidades, matriz de requisitos, critérios de medição e evidências, critérios de aceite, requisitos de qualificação, matriz de consistência documental, relação de anexos e registro de pendências. Em contratações públicas, a minuta e os subsídios técnicos são submetidos à validação, adoção e aprovação da Administração responsável pelo processo.

Aplicações e ambientes

O serviço é aplicável a contratações com conteúdo técnico relevante, especialmente quando há necessidade de transformar estudos e projetos em condições objetivas de execução, fiscalização, medição e recebimento.

  • serviços comuns de engenharia;
  • elaboração e contratação de projetos;
  • levantamentos, inspeções, diagnósticos, ensaios e laudos;
  • manutenção, adequações técnicas, modernizações e retrofits;
  • implantação de sistemas, instalações e infraestrutura;
  • fiscalização, supervisão e apoio técnico;
  • comissionamento e recebimento técnico;
  • obras e intervenções com múltiplas disciplinas, interfaces ou anexos técnicos;
  • contratações em ambientes críticos, ocupados ou com exigência de continuidade operacional;
  • processos de procurement de empresas, concessionárias, instituições e Administração Pública.

O Termo de Referência precisa preparar também a etapa de seleção da proposta.

Critérios técnicos, requisitos de habilitação, equivalência, medição e aceite definidos no TR precisam ser aplicáveis depois, durante a análise das propostas e a execução contratual.

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Considerações de Engenharia

TR, ETP e Projeto Básico não são o mesmo documento

O ETP analisa a necessidade, as alternativas e a viabilidade da contratação. O TR consolida as condições pelas quais a solução escolhida será contratada e gerida. O Projeto Básico, quando exigível, desenvolve tecnicamente a solução no nível necessário para caracterizar o empreendimento ou serviço. A definição correta de cada documento evita duplicidade, lacunas e transferência indevida de decisões técnicas para a fase de execução.

Um bom TR começa antes da redação

Quando necessidade, solução, requisitos ou projeto ainda não estão suficientemente definidos, redigir o TR diretamente tende a apenas transformar incertezas em texto contratual. Essas decisões devem ser resolvidas na fase de planejamento ou explicitamente tratadas no modelo de contratação antes da publicação.

Objeto, escopo e fronteiras precisam ser verificáveis

Expressões genéricas como “sistema completo”, “todas as adequações necessárias” ou “serviços correlatos” podem produzir interpretações distintas. A engenharia deve identificar inclusões, exclusões, interfaces, condições existentes, responsabilidades do contratante, responsabilidades da contratada e dependências de terceiros.

Requisitos técnicos não devem produzir direcionamento indevido

O requisito deve traduzir capacidade, desempenho, interfaces, tolerâncias, segurança, compatibilidade e demais características realmente necessárias. Especificações excessivas, irrelevantes ou sem justificativa técnica podem restringir a competição sem produzir ganho proporcional de desempenho.

Quantitativos, orçamento e medição precisam ter a mesma base

Unidades, quantitativos, composições, etapas e critérios de pagamento devem ser compatíveis entre si. Uma divergência entre planilha, projeto e TR pode gerar itens sem preço, sobreposição de serviços, medição inadequada ou necessidade de recomposição posterior do contrato.

Medição deve reconhecer resultado, não apenas atividade

O critério de medição deve relacionar avanço físico ou intelectual a evidências verificáveis. Em serviços de engenharia, isso pode envolver aprovação de produtos, conclusão de marcos, execução de quantitativos, realização de testes, aceite documental ou atendimento a critérios de desempenho.

O aceite deve ser projetado antes da contratação

Testes, tolerâncias, documentação e condições para recebimento precisam ser conhecidos antes da proposta. Quando aplicável, o processo pode ser complementado pelo serviço de Recebimento Técnico de Obras e Serviços de Engenharia.

Qualificação técnica deve ser proporcional ao risco do objeto

Exigências de experiência, equipe e capacidade técnica devem guardar relação com as parcelas relevantes, a criticidade e a complexidade efetiva da contratação. Exigências excessivas restringem a competição; exigências insuficientes podem não demonstrar capacidade para atividades críticas.

TR, projeto e orçamento precisam contar a mesma história

Memoriais, desenhos, especificações, quantitativos, orçamento, cronograma, riscos e critérios de medição devem expressar a mesma lógica de execução. A consistência transversal entre documentos é uma das verificações centrais do serviço. Quando o documento já está elaborado, a A3A também oferece Revisão Técnica de Termo de Referência.

Metodologia

A metodologia parte da necessidade e da estratégia de contratação, e não de um modelo documental genérico. O objetivo é construir rastreabilidade entre a decisão de planejamento e cada obrigação que será posteriormente executada e fiscalizada.

Entendimento da necessidade e da estratégia de contratação

Identificação do problema, resultado pretendido, solução escolhida, maturidade técnica, regime de execução, condicionantes e principais riscos do processo.

Diagnóstico documental

Leitura integrada dos artefatos existentes para localizar lacunas, sobreposições, decisões abertas e divergências entre estudos, projetos, quantitativos, orçamento e requisitos.

Rastreabilidade da necessidade à obrigação contratual

Estruturação da sequência necessidade → solução → requisito → objeto → entregável → evidência → medição → aceite, reduzindo obrigações sem origem clara e requisitos sem forma objetiva de comprovação.

Engenharia de requisitos

Conversão de necessidades operacionais e técnicas em requisitos mensuráveis, verificáveis e proporcionais ao objeto.

Contratabilidade

Verificação se o objeto descrito pode efetivamente ser precificado, proposto, executado, fiscalizado, medido e aceito sem depender de interpretações essenciais durante a execução.

Compatibilização documental e revisão

Revisão cruzada do TR com projetos, especificações, quantitativos, orçamento, cronograma, riscos e documentos da contratação, com consolidação da versão e registro das pendências remanescentes.

Modelos de contratação

O serviço pode ser contratado para elaboração completa do Termo de Referência, revisão independente de documento já produzido, atualização após mudanças de escopo ou como parte de um pacote mais amplo de planejamento da contratação, incluindo ETP, Projeto Básico, orçamento, matriz de riscos e apoio à licitação.

O escopo deve deixar claro quais documentos de entrada já existem, quais disciplinas precisam ser consolidadas e até onde vai a responsabilidade da engenharia na definição de requisitos, anexos técnicos, critérios de medição e aceite.

A elaboração observa a legislação e os referenciais aplicáveis ao órgão, à entidade e ao objeto da contratação. Normas federais específicas possuem âmbito próprio de aplicação e devem ser utilizadas conforme o regime jurídico e regulamentar correspondente.

A relação de referências é complementada conforme a disciplina, o tipo de empreendimento, o regime de contratação, a regulamentação do ente e as normas técnicas específicas aplicáveis ao objeto.

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Envie a documentação disponível, a necessidade da contratação e o estágio atual da fase preparatória. A Engenharia pode avaliar lacunas, interfaces e o nível de desenvolvimento necessário para transformar a demanda em requisitos verificáveis.

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